SWBs integritetspolicy

Den ideella föreningen Swedish Warmblood Association och dess bolag ASVH Service AB (gemensamt ”SWB”) har som policy att vidta alla nödvändiga åtgärder för att säkerställa att personuppgifter rörande besökare av vår hemsida samt våra medlemmar, leverantörer och/eller deras kontaktpersoner behandlas av oss på ett lagligt, korrekt och öppet sätt.

Beroende på ditt förhållande till SWB samlar vi av olika anledningar och i olika sammanhang in vissa personuppgifter om dig. SWB är därmed personuppgiftsansvarig för dina personuppgifter och behandlar dem i enlighet med den här integritetspolicyn. Integritetspolicyn förklarar och klargör dina rättigheter i förhållande till SWB vad gäller behandlingen av dina personuppgifter, samt hur du kan utöva dessa rättigheter.

Vi är måna om att skydda dina personuppgifter och angelägna om att dina personuppgifter alltid behandlas säkert. Vi följer alla tillämpliga lagar och regler som finns för att skydda privatpersoners integritet, vilket bland annat avser lagstiftning och reglering som implementerar eller kompletterar EU:s direktiv om integritet och elektronisk kommunikation 2002/58/EG samt EU:s allmänna dataskyddsförordning 2016/679 (GDPR) och eventuella ändringar av, tillägg till eller regleringar som ersätter sådana lagar, förordningar, föreskrifter och regler.

Det är viktigt att du läser och förstår denna integritetspolicy innan du använder SWB:s tjänster. Om du inte godkänner integritetspolicyn bör du inte använda våra tjänster.

Policyn är godkänd av Swedish Warmblood Associations och ASVH Service AB:s styrelse 2018-05-24.

Vilka personuppgifter samlar vi in och varifrån?

De typer av personuppgifter som vi samlar in kan, beroende av sammanhanget, omfatta:

  • namn och kontaktinformation, inklusive personnummer, adress, telefonnummer och e-postadress;
  • köp- och transaktionshistorik;
  • ansökningshandlingar såsom CV och personligt brev;
  • leverans- och faktureringsinformation samt betalningsinformation; samt
  • användarnamn och lösenord till SWBs system.

Insamling av dina personuppgifter kan ske från följande källor:

  • SWB:s hemsidorex. när du ansöker om medlemskap, när du anmäler dig i webbformulär till kurser och andra aktiviteter, när du anmäler en saluhäst, när du registrerar en häst på språngrulla;
  • när du kontaktar oss via e-post eller telefon;
  • i samband med registrering och passansökan av häst;
  • i samband med tilläggsregistering av häst;
  • i samband med registrering av ägarbyte av häst;
  • i samband med anmälan till rådgivande bedömning för hingstar;
  • i samband med anmälan till bruksprov för hingstar:
  • i samband med anmälan till unghästtest;
  • i samband med anmälan till fölvisning;
  • i samband med anmälan till auktioner och andra saluhästarrangemang;
  • I samband med anslutning till Breeders Trophy;
  • i samband med anmälan till utbildningar, kurser, nätverksträffar och andra evenemang;
  • genom avtal, faktura eller annan affärskontakt, om du är kontaktperson för någon av våra avtalspartners; och/eller
  • från tredje parter i form av våra regionala föreningar.
Vilka ändamål och rättsliga grunder har vi för vår personuppgiftsbehandling?

Vilka ändamål och rättsliga grunder har vi för vår personuppgiftsbehandling?

Vi behandlar bara dina personuppgifter för vissa specifika ändamål och när vi har en rättslig grund att göra det. Nedan framgår ändamålen och de rättsliga grunderna för personuppgiftsbehandlingen som sker inom SWB:s verksamhet.

Ändamål Rättslig grund
Hantering av medlemskap i föreningen och kunder i bolaget. Avtal.
Förenings- och bolagsadministration. Avtal.
Uppfylla rättsliga förpliktelser, exempelvis krav enligt bokförings- eller arbetsrättslagstiftning, rapportering till Skatteverket, Polismyndigheten, Försäkringskassan och andra svenska samt utländska myndigheter. Rättslig förpliktelse.
Publicera material i sociala medier och på hemsidor. Intresseavvägning, samtycke.
Arrangera evenemang, konferenser, mötesplatser och nätverk. Avtal, intresseavvägning.
Registrera kontaktuppgifter. Avtal, intresseavvägning.
Uppfylla åtagande i avtal. Avtal.
Publicera material i sociala medier och på hemsidor. Intresseavvägning, samtycke.
Genomföra projekt och satsningar. Intresseavvägning, samtycke.
Sammanställa statistisk. Avtal, intresseavvägning, allmänt intresse.
Hantera rekryteringsprocesser och jobbansökningar. Samtycke.
Utskick av nyhetsbrev och information till medlemmar och kunder. Intresseavvägning.
Hantera medlems- och kundrelaterade ekonomiska transaktioner. Avtal.
Hantera och tilldela stipendium och utmärkelser. Avtal, intresseavvägning.
Administrera och bedriva utbildningsverksamhet. Avtal.
Tillhandahålla SWB:s hemsida (swb.org), hästdatabasen, språngrullasystemet (sprangrulla.se), sida avelsindexsidan (blup.se) inklusive tillhörande underhåll och support. Avtal, intresseavvägning.
Säkerställa och genomdriva efterlevnad av SWB:s regelverk. Rättslig förpliktelse, avtal.
Utfärda sto- och hingstlicenser. Rättslig förpliktelse, avtal.
Registrera ägarbyten av hästar (frivilligt). Avtal.
Genomföra Bruksprov för hingstar. Rättslig förpliktelse, avtal.
Tillhandahålla avelsrådgivning. Avtal.
Utföra marknads- och kundanalyser för affärs- och verksamhetsutveckling. Samtycke.
Tillhandahålla personliga erbjudanden som baseras på den information som SWB har tillgång till. Samtycke.

Vi behandlar personuppgifter för att bedriva ändamålsenlig verksamhet genom efterlevnad av stadgar, bolagsordning eller stiftelseförordnande. Om vi önskar behandla dina personuppgifter för andra ändamål än de som är specificerade ovan och som är förenliga med de ursprungliga ändamålen kommer du att informeras särskilt om detta.

När det gäller statistik och uppföljning får de insamlade personuppgifterna behandlas för arkivändamål av allmänt intresse, vetenskapliga eller historiska forskningsändamål.

Vilka överför vi personuppgifter till?

SWB iakttar alltid största försiktighet vid överföring av dina personuppgifter och de vidarebefordras aldrig utan att vi har stöd i den här integritetspolicyn och under förutsättning att lämpliga säkerhetsåtgärder har vidtagits.

  • Regionala föreningar: SWB kan komma att överföra dina personuppgifter till regionala föreningar i syfte att informera om ditt medlemskap i SWB och i den regionala föreningen. SWB kan komma att överföra dina personuppgifter till regionala föreningar i syfte att rekrytera medlemmar eller skicka inbjudningar till arrangemang i det geografiska området där den regionala föreningen verkar.
  • Samarbetspartners och sponsorer: SWB kan komma att överföra dina personuppgifter till samarbetspartners och sponsorer i syfte att förmedla direktmarknadsföring från dessa av relevanta erbjudanden till SWBs medlemmar och kunder.
  • Företagstransaktioner: Om hela eller delar av ASVH Service AB:s verksamhet säljs eller integreras med annan verksamhet kan dina personuppgifter lämnas ut till våra rådgivare, eventuell köpare och dennes rådgivare och lämnas vidare till verksamhetens nya ägare.
  • Rättsliga skyldigheter: Dina personuppgifter kan även komma att lämnas ut för att SWB ska kunna uppfylla vissa rättsliga skyldigheter och kan komma att överlämnas till relevanta myndigheter när så är tillåtet och krävs enligt lag.

Personuppgifterna kommer som utgångspunkt inte att överföras till tredje land och inte heller bli föremål för automatiserat beslutsfattande.

Om SWB i något undantagsfall måste överföra dina personuppgifter till tredje land kommer du att informeras särskilt om detta, och SWB kommer då vidta alla lämpliga åtgärder för att säkerställa att dina personuppgifter är vederbörligen skyddade och att de enbart behandlas i enlighet med tillämplig dataskyddslagstiftning och denna integritetspolicy. SWB kommer säkerställa att nyssnämnda skyddsåtgärder är vidtagna genom att tillse att åtminstone en av följande förutsättningar är uppfyllda vid varje sådan tredjelandsöverföring:

  • det finns en adekvat skyddsnivå i mottagarlandet;
  • SWB har inhämtat ditt samtycke till överföringen;
  • SWB har ingått avtal med mottagaren som innehåller EU-kommissionens modellklausuler (2010/87/EU), utan ändringar eller tillägg som står i strid med klausulerna;
  • mottagaren har upprättat bindande företagsinterna regler som godkänts av relevant tillsynsmyndighet (så kallade Binding Corporate Rules); eller
  • mottagaren har genomfört självcertifiering och anslutit sig till EU-U.S. Privacy Shield-principerna genom registrering på U.S. Department of Commerce Privacy Shield-lista, vid överföring till USA.
Hur länge sparar vi dina personuppgifter?

SWB vidtar alla rimliga åtgärder för att säkerställa att dina personuppgifter behandlas och lagras säkert. Dina personuppgifter sparas aldrig längre än vad som är tillåtet enligt gällande lag och för att uppnå de ändamål som angivits ovan. SWB kommer på årlig basis att genomföra en bedömning om ändamålet med behandlingen av personuppgifterna kvarstår. Om så inte visar sig vara fallet kommer uppgifterna att raderas.

Dina personuppgifter behandlas av oss under nedan angivna tidsperioder. Därefter raderar vi dina personuppgifter.

  • Kontaktperson för företag: Dina uppgifter sparas så länge du är angiven som kontaktperson för ett företag som har en affärsrelation med SWB.
  • Kommunikation: Om du har kontakt med SWB via exempelvis e-post lagras dina personuppgifter så länge som det är nödvändigt för att fullfölja kontakten.
  • Jobbsökanden: SWB sparar dina ansökningshandlingar, inklusive ditt CV och personliga brev, under rekryteringsprocessen samt under en period om två år därefter för att vi ska kunna försvara oss mot potentiella rättsliga anspråk.
  • Rättslig skyldighet: SWB sparar sådant underlag som utgör räkenskapsinformation enligt gällande bokföringsregler.
  • Samtycke: I de fall vi behandlar dina personuppgifter med stöd av ditt samtycke sparar vi endast dina personuppgifter så länge vi har ditt samtycke till det.
  • Direktmarknadsföring: Vi kan komma att behandla dina personuppgifter för direktmarknadsföring intill dess att du meddelar oss att du inte längre önskar erhålla denna.
Vilka rättigheter har du?

Du som registrerad hos SWB har flertalet rättigheter i förhållande till SWB:s behandling av dina personuppgifter, vilka det är viktigt för oss att du känner till.

Du har rätt att få ett s.k. registerutdrag avseende SWB:s behandling av dina personuppgifter. Om du begär ett registerutdrag ska SWB förse dig med en kopia av de personuppgifter vi har registrerat om dig, samt en beskrivning av hur dessa behandlas. För eventuella ytterligare kopior som du begär inom ett snävare tidsintervall än ett år uttas en rimlig avgift för administrativa kostnader.

Du har i vissa fall även rätt att få dina personuppgifter överförda i ett elektroniskt och allmänt använt format, antingen till dig själv eller en annan personuppgiftsansvarig (s.k. ”dataportabilitet”).

Du har rätt att få dina personuppgifter korrigerade om de är felaktiga, ofullständiga eller missvisande och rätt att begränsa behandlingen av personuppgifterna tills de blir ändrade.

Du har under vissa omständigheter även en rätt att bli raderad, nämligen:

  • om uppgifterna inte längre behövs för de ändamål som de samlades in för,
  • om behandlingen grundar sig på ditt samtycke och du återkallar detsamma,
  • om behandlingen sker för direktmarknadsföring och du motsätter sig att personuppgifterna behandlas för detta ändamål,
  • om du motsätter dig personuppgiftsbehandling som sker baserat på en intresseavvägning och det inte finns berättigade skäl som väger tyngre än dina intressen,
  • om personuppgifterna har behandlats olagligt,
  • om radering krävs för att uppfylla en rättslig skyldighet, eller
  • om personuppgifterna avser barn och har samlats in i samband med att barnet skapar en profil i ett socialt medium.

I de fall vi behandlar dina personuppgifter på grundval av att du har lämnat ditt samtycke till det, t.ex. vad gäller tillhandahållandet av personliga erbjudanden som baseras på den information som SWB har tillgång till, har du rätt att när som helst återkalla samtycket genom att kontakta oss via kontaktuppgifterna nedan. Sådan återkallelse kan ske helt eller delvis.

Om du inte önskar erhålla marknadsföring och reklamerbjudanden från oss kan du återkalla ditt samtycke genom att kontakta oss enligt nedan eller, vid direktreklam via e-post, genom en länk i det aktuella utskicket. Observera att du har rätt att på samma sätt invända mot direktmarknadsföring även om den inte grundar sig på ditt samtycke.

Du kan när som helst utöva de ovannämnda rättigheterna genom att kontakta oss på nedan angivna kontaktuppgifter.

Du har dessutom rätt att inge klagomål till Datainspektionen avseende SWB:s behandling av dina personuppgifter, vänligen se https://www.datainspektionen.se/vagledningar/for-dig-som-privatperson/klagomal-och-tips/.

Ändringar i integritetspolicyn

Observera att villkoren i integritetspolicyn kan komma att ändras. Den nya versionen kommer i sådana fall att publiceras på SWB:s hemsida. Du bör därför läsa igenom dessa villkor med jämna mellanrum för att försäkra dig om att du är nöjd med ändringarna. Vid ändringar av materiell betydelse kommer vi dock via e-post, om du har meddelat oss din e-postadress, att uppmärksamma dig på att ändringar har skett.

Vi kan inte ta ut e-postadresser från hästsystemet i dagsläget.

Om ändringarna rör sådan personuppgiftsbehandling som vi utför med stöd av ditt samtycke kommer vi att ge dig möjlighet att återigen lämna ditt samtycke.

Kontakt

Om du har frågor kopplade till denna integritetspolicy, om du misstänker att det kan ha skett ett brott mot densamma eller om du av någon annan anledning vill kontakta oss, vänligen gör detta via kontaktuppgifterna nedan.

Swedish Warmblood Association (SWB)
ASVH Service AB
Box 2
247 29 Flyinge

info@swb.org

046-646 50

faperplace.com