Välj en sida

Media, Informations & Kommunikationspolicy

SWB vill skapa förståelse och delaktighet genom att kontinuerligt informera och kommunicera SWBs verksamheter. Kommunikationspolicyn är ett stöd för att uppnå det syftet. SWBs policy avser all information och kommunikation där ordförande, VD, styrelse eller kansli står som avsändare.

Den interna kommunikationen ska ge kunskap om vad som sker inom och utom SWB, den ska också skapa motivation och delaktighet för anställda och förtroendevalda.

Den externa kommunikationen ska ge en samstämd, nyanserad och aktuell bild av SWBs olika verksamheter, skapa kunskap om densamma samt förstärka organisationens trovärdighet. Detta ska leda till att SWB blir en naturlig samarbetspartner till de regionala föreningarna och att vi i dialogen ges större chans att få in synpunkter angående våra medlemsföreningars behov och önskemål samt att föra ut information centralt.

SWB ska profileras som ett modernt och framsynt avelsförbund. Vår kommunikation ska präglas av öppenhet och tillgänglighet. Uppgiften ställer krav på både personal, styrelse och utskott

Vår kommunikation med omvärlden, muntlig såväl som skriftlig, ska i möjligaste mån ge en samstämd bild av SWBs verksamheter och utskott.

Snabba och vänliga svar på förfrågningar påverkar positivt den allmänna bilden av SWB.

Medarbetare och förtroendevalda som representerar SWB vid externa kontakter ska vara medvetna om att SWBs varumärke påverkas av såväl informell och oplanerad kommunikation som av planerad och genomtänkt kommunikation.

Vi betraktar muntlig kommunikation och den dagliga kontakten mellan personal, styrelse, utskott och medlemsföreningarna, som den viktigaste kanalen för information.

Webben är vår huvudsakliga kanal för att till bredare grupper sprida viktig och ofta faktabaserad information, och hemsidan ska snabbt ge tillgång till information av betydelse för alla intressenter. Sociala medier, såsom vår Facebooksida, används för att delge korta notiser, förstärka vissa budskap och ”puffa för” ytterligare information på vår hemsida.

Vi svarar inte på frågor från anonyma frågeställare och inte på rena påhopp eller frågor av oförskämd karaktär. Generellt använder vi ett vårdat men inte byråkratiskt språk.

Hörnstenar i vår kommunikation

Öppenhet
Vi tror att vår verksamhet gynnas av en öppen, klar och snabb kommunikation. Vi välkomnar synpunkter och förslag från medlemsföreningar och andra intressenter och anstränger oss för att svara snabbt. Vår ambtion är att återkoppling sker om möjligt direkt och senast inom 3 arbetsdagar efter kontakt.

Delaktighet
Högt i tak skall gälla i kommunikationen internt inom styrelse och mellan ledamöter i styrelse och utskott. Vi tror att ett fritt idéutbyte inom organisationen utvecklar verksamheten. De öppna diskussionerna följs av en lojalitetsplikt för SWBs bästa och en respekt för majoritetsbeslut och demokratiska mötesprinciper. Delaktighet skapar engagemang, och god kommunikation är motivationsfrämjande. Vi ser det därför som naturligt att involvera personal och medlemsföreningar i stora delar av vår kommunikation.

Inom styrelsen råder i vissa speciella ärenden tystnadsplikt, men som regel ska gälla att personalen och alla utskottsledamöter ska få kännedom om varje nyhet av vikt, innan den offentliggörs.

Tydlighet
Vi mottagaranpassar i möjligaste mån vår information, använder fackspråk endast i kontakt med fackfolk och är måna om att uttrycka oss begripligt i vår kommunikation med om-världen.

Kvalitet
Vår information, inåt som utåt, ska vara saklig, aktuell, korrekt och relevant för sina mottagare. Vi ska bygga upp bra kontaktregister och efter varje årsmötesperiod uppdatera på ”funktionsnivå”, så att SWBs kansli och utskott på ett enkelt sätt kan kommunicera direkt med de personer på medlemsföreningsnivå som ansvarar för ett specifikt område.

Engagemang
Information innebär både rättigheter och skyldigheter för personal, medlemsföreningar, förtroendevalda och andra intressenter. Anställda kan kräva upplysning om vissa uppgifter som berör deras arbete, men anställda och alla övriga intressenter förväntas också själva hålla sig à jour med information som rör hans/hennes intresse- och ansvarsområden.

Affärsmässighet
Informations- och kommunikationsverksamheten ska vara professionell och verka för att vår position i Sverige stärks samt skapa förtroende hos våra medlemsföreningar, föreningarnas enskilda medlemmar och våra kunder såsom deltagare i SWBs  utbildningar, evenemang mm.

Tävlingsresultat
SWB vill gärna uppmärksamma alla fina prestationer som SWB-hästar utför ute på tävlingsbanorna.

På nedanstående nivåer publicerar vi alltid resultat på hemsidan samt på Facebook, förutsatt att resultat, bild och bildtext skickats in till kansliet från arrangerande förening;

  • Medalj i SM och internationella mästerskap
  • Framstående internationella placeringar av SWB-hästar
  • Fölmönstringar / Fölchampionat
  • Unghästtester
  • Breeders Trophy
  • SWB Trophy
  • Hingstprov

Media
Press, radio, TV och web är till stor del medlemmarnas källor till information. Via massmedia kan SWB nå ut med ett budskap men också utsättas för granskning.

SWBs kontakt med massmedia ska präglas av:

  • Hög tillgänglighet och beredskap
  • Öppenhet och tillmötesgående
  • Ett proaktivt förhållningssätt

Genom att tidigt ta kontakt med massmedier bidrar vi till att information snabbare når ut och blir korrekt. Alla medarbetare och förtroendevalda har enligt lagen om yttrandefrihet rätt att uttala sig i massmedier. Det är dock viktigt att i sina kontakter med massmedier skilja på privata åsikter och de uttalanden som förs fram som företrädare för SWB.

Ordförande är SWBs talesperson i alla ärenden av policynatur och när det gäller övergripande information om verksamheten inom SWB.

Ordförande, VD  eller kanslist besvarar allmänna sakfrågor från medierna eller förmedlar kontakt med den eller de specialister i SWBs Utskott som är mest initierade i de frågor som pressen intresserar sig för.

Informations- och pressansvarig är ordförande och VD.

faperplace.com